Règles & obligations de la facture numérique
Désormais, toutes les entreprises peuvent conserver leurs factures sous format numérique. Une nouveauté non sans conditions...
La réglementation concernant la conservation des factures a été précisée1. Depuis le 31 mars 2017, toutes les entreprises ou sociétés peuvent conserver leurs factures d’achat ou de vente sous format numérique à condition qu’elles soient copies conformes au format papier2.
La copie numérique se doit d’être conforme à son original
Le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique doit être réalisé dans des conditions garantissant une reproduction à l'identique. Le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l'original en image et en contenu. En cas de recours à la compression de fichier, cette dernière doit s'opérer sans perte.
En principe, les couleurs sont reproduites à l'identique en cas de mise en place d'un code couleur. Les dispositifs de traitements sur l'image sont interdits.
Toutefois, dans sa doctrine (BOI-CF-COM-10-10-30-10, 100), l’administration apporte une tolérance concernant les effets de la numérisation sur la couleur. En effet, il est possible que le code couleur ne soit pas respecté lorsque les couleurs ne sont pas porteuses de sens. En cas de non-respect du code couleur, ce choix doit être explicité à l’administration au moment du contrôle.
EXEMPLE
Lors de la numérisation, le code couleur du logo de l’entreprise émettrice de la facture peut être reproduit en noir et blanc et non en couleur, car celle-ci n’est pas porteuse de sens.
Par contre, le code couleur est porteur de sens lorsque la facture contient des mentions en couleur telles que des chiffres, des indications ou des montants dont le caractère positif ou négatif dépend de leur couleur intégrée à la conception de la facture sous un format dématérialisée. Dès lors, la couleur ne doit pas être altérée au cours du processus de numérisation.
Dans la même logique, s’il est apposé une signature, des mentions particulières annotées à la main ou au tampon encreur en couleur sur la facture papier, les couleurs sont porteuses de sens et doivent donc être reproduites à l’identique lors de la numérisation.
Valeur de la facture papier numérisée en matière de déduction de TVA
En matière de droit à la déduction de la TVA, ce que l’administration appelle la pièce justificative est la facture dans son format initial (papier ou numérique).
Néanmoins, la copie numérique peut servir de pièce pour justifier le montant de la TVA déduite, sous réserve que les obligations liées à la numérisation prévues à l’article A. 102 B-2 du LPF soient respectées.
Si l’une de ces conditions est défaillante, la copie numérique ne saurait avoir une valeur justificative suffisante et l’administration refusera le droit à déduction, à moins que l’assujetti soit capable de produire la facture originale.
Par mesure de tolérance, les commentaires administratifs sont également applicables aux factures papier émises ou reçues avant le 30 mars 2017. Quant aux commentaires relatifs au "double original " des factures de vente créées sous forme informatique et transmises sur support papier, ils conservent leur portée jusqu'au 30 juin 2018. Ainsi, à compter du 1er juillet 2018, les factures papier émises (de vente) pourront être conservées sur support informatique en respectant les conditions mentionnées à l'article A. 102 B-2 du LPF (BOI-CF-COM-10-10-30-10, 107).
Préservation de l’intégrité des fichiers numérisés
Au paragraphe 105 du BOI-CF-COM-10-10-30-10, il est précisé que chaque document ainsi numérisé doit être conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données et est assorti :
- d'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
- d'une empreinte numérique ;
- d'une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
- ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).
Le certificat RGS permet 3 niveaux de sécurité. Le certificat une étoile (*) relève de la sécurité essentielle. Le niveau 2 étoiles (**) vise les entités connaissant un risque d’usurpation d’identité élevé. Le niveau 3 étoiles (***) assure la sécurité maximale.
La liste de confiance des prestataires de services qualifiés est fixée par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI), rattachée au secrétariat général de la défense.
Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.
Obligation légale
Les opérations d'archivage numérique des factures établies originairement sur support papier sont définies selon une organisation documentée, faisant l'objet de contrôles internes, permettant d'assurer la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation.
L’archivage se distingue de la simple conservation des documents. Contrairement à cette dernière, l’archivage consiste à un classement des documents et fait l’objet d’une documentation qui lui est propre, tout comme pour la piste d’audit fiable.
L’archivage fait l’objet d’une organisation documentée, c’est-à-dire que les différentes phases de la numérisation doivent être décrites, présentées et expliquées. Chaque entreprise ou société est tenue de mettre en place une organisation adaptée et être capable de justifier son organisation au début de chaque contrôle (BOI-CF-COM-10-10-30-10, 100). Cette documentation peut être tenue sous un format numérique ou papier.
(1) Loi de finances rectificative pour 2016 (L. n° 2016-1918, 29 déc. 2016, art. 16 : JO, 30 déc.).
(2) Mise à jour en date du 7 février 2018 : publication des commentaires de l’administration.
