Numérotation des factures : guide pratique dans AIDAVOCAT Gestion
Si le principe de numérotation des factures est essentiel et obligatoire, sa mise en application n’est pas forcément compliquée dès lors qu’on en connaît bien les étapes. Parcours détaillé en 4 points dans AIDAVOCAT Gestion.
Étape 1 | Rendez-vous dans le menu Gestion / Classeurs > Préférences des factures.
Étape 2 | Choisissez la longueur de la numérotation de la facture entre 8 et 15 caractères. Attention, cette longueur correspond au préfixe ainsi qu’au numéro chronologique.
Étape 3 | Définissez le mode de numérotation. Trois options sont possibles :
> automatique - lettre : le préfixe (ou souche) est déterminé par le programme :
- PR. pour les projets de facture;
- une lettre et un chiffre pour les factures et avoirs. La lettre s’incrémente tous les ans puis le chiffre;
- EF. pour les états de frais.
REMARQUE
La numérotation chronologique s’affichera derrière le préfixe en démarrant de 1.
> automatique – année : le préfixe correspond à l’année en cours et d’un point séparateur, ensuite viendra le numéro chronologique selon la longueur choisie.
> semi-automatique : c’est vous qui définissez le préfixe de vos factures.
REMARQUE
La saisie intuitive et manuelle n’est plus à utiliser car elle ne vous permet pas de vous assurer d’une numérotation chronologique et sans trou.
Étape 4 | Choisissez la numérotation au changement d’année.
En effet, vous pouvez choisir ce que doit faire la numérotation des factures au changement d’année, en désignant une des options suivantes :
- « Me poser la question lors du changement d’année » : lorsque vous souhaiterez faire la première facture d’une nouvelle année civile, le programme vous demandera si vous souhaitez redémarrer à 1 la numérotation pour la nouvelle année.
- « Ne pas réinitialiser le numéro de facture » : la numérotation chronologique continue quelle que soit l’année.
- « Réinitialiser le numéro de facture » : la première facture de la nouvelle année prendra comme numéro chronologique le 1.
>> À lire également :
« Notes d’honoraires : comment bien la rédiger ? »
« Factures d'honoraires : pourquoi respecter une numérotation chronologique ? »
