Gestion de cabinet : vos check-lists de l'été !

Pour ne rien oublier, ANAFAGC vous a préparé des check-lists (non exhaustives) pour vous aider à mettre à jour votre comptabilité entre deux baignades.

check-list n°1 | classement & rangement de vos documents

Pour bien démarrer votre comptabilité 2022, rien de mieux que de mettre un peu d’ordre dans vos documents relatifs à l’exercice 2021.

• Liasse fiscale ( déclaration n°2035) et ses annexes.
• La déclaration ordinale.
• La déclaration de TVA CA12 ( imprimé n°3517-S) pour ceux qui bénéficient du régime simplifié d'imposition à la TVA.
• Les déclarations sociales nominatives (DSN) si vous êtes employeur. 
• Le solde de la CVAE (imprimé n°1329-DEF) si vous êtes soumis. 
• La déclaration de revenus personnels (tenant compte notamment des crédits et réductions éventuels).

Check-list n° 2 | vérification & ajustement de votre comptabilité

Faites le point sur l’avancement de votre comptabilité ; rattrapez le retard éventuel dans l’organisation et la préparation des pièces comptables relatives à l’exercice 2022, et optimisez ainsi les échanges avec votre expert-comptable.

• Dresser un état des lieux des honoraires facturés et de ceux encaissés. 
• Vérifier sur les appels de cotisations reçus des organismes sociaux, que le revenu de l'exercice 2021, tout fraichement déclaré via l'imprimé social de la 2042Cpro, a bien été pris en compte autant pour le calcul des cotisations provisionnelles de 2022, que pour celui de la régularisation des cotisations de l'exercice 2021. 
• S'assurer, si vous êtes nouvellement concerné par la TVA, les acomptes CVAE , le formulaire DECLOYER ou le formulaire Déclaration de Revenus des Indépendants (DRI) sur l'onglet 2042 PRO DRI, que le nécessaire a été fait et que vous êtes à jour de ces mêmes obligations déclaratives. 
• Procéder sans attendre, sur la prochaine télédéclaration de TVA CA3 (pour les redevables mensuels) à la régularisation de la TVA de l’exercice précédent, sans omettre d’indiquer dans le cadre réservé à la correspondance la nature de cette régularisation. 
• Télédéclarer et télépayer ce mois (juillet 2022) depuis votre espace abonné sur impots.gouv.fr, votre première déclaration de TVA semestrielle de l’exercice 2022 (pour les redevables de la TVA selon le régime simplifié). 
• S’assurer d’une part, de la concordance entre la comptabilité traitée au 30/06/2022 et les relevés bancaires, d’autre part, de la concordance entre les honoraires perçus et les déclarations de TVA télédéclarées pour les redevables mensuels.

Check-list n° 3 | vérification et optimisation de votre cabinet

S’octroyer du temps au service de la mise à jour administrative peut être l’occasion de faire le bilan de l’activité de votre cabinet.

• Faire le point sur les dossiers « vivants » et archiver ceux qui doivent l’être de façon à avoir une vision nette de la réalité du volume d’activité au 30/06/2022.
• Vérifier les encours clients et procéder aux relances des factures en souffrance.
• Faire le point sur les prestations facturées, celles à facturer ou encore les provisions à percevoir et celles déjà perçues à affecter.
• Analyser les ratios (postes de charges par rapport aux recettes brutes et nettes) de votre cabinet et s’assurer de la cohérence du taux horaire appliqué (mais aussi de celle des « frais annexes » éventuellement facturés pour la gestion administrative du dossier).
• Comparer l’évolution de votre cabinet sur les exercices 2019/2020/2021 en termes de chiffre d’affaires, de charges, de résultats dégagés et ainsi, de déterminer les objectifs à atteindre pour 2022.

Check-list n°4 | les petits « + »

Nos derniers conseils pour partir en vacances, l’esprit léger.

• S’assurer de la conformité des documents « sortants » par la mise à jour éventuelle des mentions obligatoires devant figurer sur les factures d’honoraires ou de la mise à jour du papier à entête du cabinet (dénomination du cabinet, adresse, noms des collaborateurs…).
  RDV sur l'article Note d'honoraires : comment bien la rédiger à compter du 15 mai 2022 ? 
• Mettre en place une « architecture » informatique* adaptée au cabinet en installant un logiciel de gestion permettant à la fois de procéder à une identification et à un classement des dossiers clients « dématérialisés » mais aussi au suivi de la facturation ainsi qu’à la tenue de la comptabilité de son cabinet.
• Créditer son compteur d’heures de formation.

BON À SAVOIR
Ainsi, même si le « papier » reste présent au sein des cabinets, les échanges entre confrères ou avec les institutions (impôts, organismes sociaux ou Ordre) concernent de plus en plus des documents «virtuels», des portails déclaratifs et, à l’heure d’une communication « tout numérique », où tout doit être plus efficace, plus fluide afin de gagner en temps, en accessibilité et donc en rentabilité, les solutions intégrées du type « tout en 1 », comme celles proposées par le logiciel AIDAVOCAT Gestion, permettent de centraliser les flux d’informations « entrants » et « sortants » (mails, courriers, communication de pièces, gestion de l’agenda pour le cabinet, factures d’honoraires notamment tout cela avec comme seule référence le numéro d’identification du dossier), tenue de comptabilité.