Note d'honoraires : comment bien la rédiger à compter du 15 mai 2022 ?

La note d’honoraires est obligatoire pour toute prestation de services effectuée par un avocat au profit de son client, qu’il soit un professionnel ou un particulier. Bien la rédiger est une précaution essentielle pour vous prémunir contre de possibles difficultés ou retards de règlement de vos prestations.

La note d’honoraires doit respecter l’ensemble des conditions de fond et de forme applicables de manière générale aux factures.

MISE À JOUR AU 15 MAI 2022
Le décret n° 2022-725 du 28 avril 2022, pris pour l’application de la loi en faveur de l’activité professionnelle indépendante du 14 février 2022 prévoit qu’à compter du 15 mai 2022, les entrepreneurs individuels devront utiliser une dénomination incorporant leur nom ou nom d’usage et la faire précéder ou suivre immédiatement des mots « entrepreneur individuel » ou « EI » et devront faire figurer cette dénomination sur tous leurs documents professionnels, notamment leurs notes d’honoraires.

Mentions obligatoires

Formellement, les factures comprennent toujours trois parties :

1. l’en-tête
2. le bas de facture,
3. le corps de la facture.

Doivent obligatoirement figurer sur la facture :

EN TÊTE ET/OU EN BAS DE FACTURE : INFORMATIONS SUR LE PRESTATAIRE

 > Si vous exercez votre activité d’avocat à titre individuel, vos dénomination et adresse¹  (en outre, la mention du numéro SIRET de l’avocat individuel, bien que non obligatoire, est vivement recommandée); 

À NOTER
À compter du 15 mai 2022, les entrepreneurs individuels devront utiliser une dénomination incorporant leur nom ou nom d’usage et la faire précéder ou suivre immédiatement de la mention « entrepreneur individuel » ou des initiales « EI ».

> Si vous exercez votre activité d’avocat au sein d’une structure d’exercice, la forme juridique de la structure, le montant de son capital social, son numéro SIREN et, le cas échéant, la mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe auprès duquel elle est immatriculée²;
> Si vous êtes redevable de la TVA, votre numéro de TVA intracommunautaire³;
> Si vous avez adhéré au Visa Fiscal d’un expert-comptable conventionné (ANAFAGC) ou d’une AGA, la mention de cette adhésion et l’acceptation des règlements par chèque ET/OU par carte bancaire⁴.

EN HAUT À DROITE  : INFORMATIONS SUR LE CLIENT 

> La dénomination et l’adresse du client¹;
> Le numéro de TVA intracommunautaire du client s’il s’agit d’un assujetti établi dans un autre État membre de l’Union Européenne³;

DANS LE CORPS DE LA FACTURE

> La date de la facture⁵ (on rappelle que la facture doit en principe être émise le jour de l’achèvement de la prestation⁶),
> Le numéro de facture (attention, la numérotation des factures doit respecter une séquence chronologique et continue)⁷,
> La désignation précise des services fournis, ainsi que leur quantité⁸; 
> Le prix unitaire hors taxe;
> Toute réduction de prix acquise à la date de la prestation de services et directement liée à celle-ci⁹; 
> Si la prestation est soumise à la TVA : le taux de TVA applicable, le montant de TVA à payer, le montant non soumis à TVA (débours) et le montant TTC (Net à payer)¹⁰;
> Dans certains cas, des mentions particulières relatives à la TVA¹¹:
>> si vous bénéficiez de la franchise de TVA : « TVA non applicable – article 293 B du CGI »,
>> si votre client est un assujetti établi dans l’Union européenne : « Autoliquidation »,
>> si votre client est établi hors de l’Union européenne : « TVA non applicable – articles 259 et s. du CGI ».
> La date de règlement¹²  (la mention « payable à réception » signifie que la facture est à régler sous 30 jours); un délai supplémentaire peut être négocié entre les parties (45 jours fin de mois ou 60 jours calendaires à compter de la date d’émission de la facture);
> Les conditions de règlement : avec ou sans escompte;¹³
> Les pénalités applicables en cas de retard de paiement;¹⁴
> Le taux des pénalités de retard dues en cas de paiement tardif d’une facture ne peut être en aucun cas inférieur à 3 fois celui de l’intérêt légal ; pour le deuxième semestre 2020, celui-ci a été fixé à 0,84 %par l’arrêté du 15 juin 2020,
> Le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement¹⁵. Ce montant de cette indemnité a été fixé à 40 €¹⁶.

Modalités d’émission

La facture émise sous forme papier doit être rédigée en double exemplaire. Il est possible d’émettre des factures « dématérialisées » ou strictement « électroniques » ; dans ces cas-là, le prestataire doit pouvoir apporter la preuve qu’il a lui-même émis la facture et les factures doivent pouvoir être lues sans difficulté par le client et par l’administration fiscale.

LE CONSEIL ANAFAGC 

> Préparez un modèle de papier à En-tête portant, en En-tête, la dénomination sociale ainsi que le logo du cabinet et en bas de page, les coordonnées du cabinet (adresse, numéros de téléphone et de fax, adresse du site internet, et, en cas d’exercice de la profession au sein d’une structure d’exercice, forme juridique, montant du capital en euros, RCS de la ville où se trouve le greffe auprès duquel la société est immatriculée, numéro de SIREN.

> Utilisez le logiciel de facturation AID’AVOCAT GESTION pour émettre vos factures et suivre vos clients. L’utilisation d’un logiciel de facturation, bien que non obligatoire, est vivement recommandée car beaucoup plus sûre que les autres modes facturation (papier ou tableur), qui sont une source fréquente d’erreurs.

OBLIGATIONS DE CONSERVATION

En matière comptable, les factures doivent être conservées 10 ans à compter de la clôture de l’exercice.

En matière fiscale, les pièces (livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration) doivent être conservées 6 ans. Le droit de communication de l’administration étant porté à 10 ans en cas d’activité occulte, il est recommandé de conserver vos factures pendant au moins 10 ans à partir de la clôture d’un exercice.

SANCTIONS

Les infractions aux règles de facturation peuvent entraîner l’application de 3 sanctions de natures administrative et fiscale : 

> une amende administrative de 75 000 € pour une personne physique ou de 375 000 € pour une personne morale¹⁷,
> une amende fiscale de 15 € par omission ou inexactitude constatée sur une facture ou document en tenant lieu, le montant total des amendes dues au titre d'une même facture ne pouvant toutefois excéder le quart du montant facturé ou qui aurait dû être facturé¹⁸; 
> une remise en cause du droit à déduction de la TVA de votre client.

¹ Art. 242 nonies A, 1° de l’annexe II au CGI, art.L.441-3 du Code de commerce.
²Art.R.123-237 du Code de commerce.
³Art. 242 nonies A, 2° de l’annexe II au Code général des impôts.
⁴Art. 371 Y de l’annexe II au Code général des impôts.
⁵Art. 242 nonies A, 6° de l’annexe II du Code général des impôts.
⁶Art.L.441-9 du Code de commerce.
⁷Art. 242 nonies A, 7° de l’annexe II au Code général des impôts.
⁸Art. 242 nonies A, 8° de l’annexe II au Code général des impôts.
⁹Art. 242 nonies A, 9° de l’annexe II au CGI et L.441-3 du Code de commerce.
¹⁰Art. 242 nonies A, 11° de l’annexe II au Code général des impôts.
¹¹Art. 242 nonies A, 12° et 13°de l’annexe II au Code général des impôts.
¹²Art. L.441-9 et L.441-10 du Code de commerce.
¹³Art. L.441-9 du Code de commerce.
¹⁴ Art. L.441-10 du Code de commerce.
¹⁵ Article 121, II de la loi n° 2012-387 du 22 mars 2012.
¹⁶ Article.D.441-5 du Code de commerce.
¹⁷Article L. 441-9 du Code de commerce.
¹⁸Article 1737, II du Code général des impôts.